Lesson 22: Structuring a meeting

Structuring a meeting - Starting and finishing a meeting

Vocabulary

Le but de cette réunion est...

The aim of this meeting is...

Le but de cette réunion est de discuter des nouveaux chiffres de ventes.

The aim of this meeting is to discuss the new sales figures.

Quel est l’ordre du jour de cette réunion ?

What is the agenda for this meeting?

À la fin de cette réunion...

By the end of this meeting...

À la fin de cette réunion, nous devrions avoir établi une liste de points d’action.

By the end of this meeting we should have a list of action points.

Nous devons parler de...

We need to discuss...

Nous devons parler de quelques problèmes informatiques.

We need to discuss some IT problems.

Qui voudrait prendre des notes ?

Who would like to take notes?

Je vais prendre les notes.

I'll take notes.

Quels sont les points d’action ?

What are the action points?

Pouvez-vous partager vos notes avec nous après la réunion ?

Can you share the notes with us after the meeting?

C’est tout ?

Is that everything?

Here's a tip

When we're in a meeting we need to be able to communicate clearly and concisely. This lesson will teach you some useful phrases for when you're leading or participating in a meeting. First, we'll learn how to start and finish a meeting, then we'll look in more depth at some ways of making a point and interrupting politely.

"L'ordre du jour" is the plan for the meeting. It usually contains a list of the points that need to be discussed and the decisions that need to be taken. Avez-vous tous reçu l'ordre du jour dans mon e-mail ? (Did you all receive the agenda in my email?) Puis-je ajouter un point à l’ordre du jour ? ( Can I add a point to the agenda?)

It is very common to say "C'est tout ?" (Is it everything?) when closing a meeting. You are really asking the participants if there is anything else that needs to be discussed. You could also say: Avons-nous oublié quelque chose ? (Have we missed anything?) Est-ce que quelqu’un a d'autres questions ou commentaires ? (Does anybody have any other questions or comments?)

Dialogue

Mathéo: L’objectif de cette réunion est de revoir le nouveau processus de facturation et d’en discuter pour savoir si des changements sont nécessaires. Est-ce que tout le monde a bien reçu l’ordre du jour dans mon e-mail ?

Mathéo: The aim of this meeting is to review the new invoicing process and to discuss whether it needs changing. Did everyone receive the agenda in my email?

Elena: Pas moi. Peux-tu le partager avec moi ?

Elena: I didn't. Can you share it with me?

Mathéo: Bien sûr. Je vais le faire tout de suite. Qui voudrait bien prendre des notes ?

Mathéo: Sure, I'll do that now. Who would like to take notes?

Elena: Je vais prendre des notes.

Elena: I'll take notes.

Mathéo: Merci. Pourras-tu les partager avec tout le monde après la réunion ?

Mathéo: Thanks. Can you share them with everyone after the meeting?

Elena: Oui.

Elena: Yes.

Mathéo: D'accord, donc comme je l’ai dit, nous devons discuter du nouveau processus. À la fin de cette réunion, j’aimerais avoir quelques idées pour l’améliorer puis l’utiliser dans toute l’entreprise.

Mathéo: Ok, so like I said, we need to discuss the new process. By the end of this meeting I'd like to have some action points for improving it, then rolling it out to the whole company.